Un fleuriste sur deux sites qui déplaçait des tonnes de stock frais et ne voyait pas ce qu'il perdait

Une opération florale achalandée exploite deux emplacements: une boutique principale et un studio d'arrangements distinct qui traite les commandes en ligne et en gros. Ensemble, ils déplacent un volume élevé de stock périssable à travers environ 80 à 120 employés. L'inventaire était compté à la main une fois par mois et saisi dans un chiffrier que l'équipe avait elle-même construit. Les livraisons fournisseurs, soit quinze à vingt vendeurs dont deux importants, étaient vérifiées contre des documents papier et saisies à la main à la réception, sans grande validation en cours de route.

Le volume était suffisamment élevé pour que les petites pertes se cachent facilement. L'équipe pouvait garder le plancher approvisionné sans manquer de rien de façon évidente, mais elle n'avait presque aucune visibilité sur ce qui était réellement utilisé, flétri ou sorti sans être comptabilisé. Une erreur d'un à deux pour cent se glissait dans les chiffres chaque mois, et comme le décompte était mensuel, au moment où quelqu'un remarquait un écart, la piste remontait à quatre semaines. Les transferts entre la boutique et le studio étaient consignés de façon informelle, ce qui empêchait même de réconcilier les deux sites l'un contre l'autre.

Nous avons commencé là où les pertes se cachaient: l'écart entre ce qui était vendu et ce qui était en stock. Chaque vente au point de vente porte une recette, soit les tiges et les matériaux qu'un arrangement consomme. Nous avons donc déduit ces éléments automatiquement pour maintenir un compte théorique en temps réel par rapport au compte physique. La différence correspond au gaspillage, et il remonte maintenant le jour même plutôt qu'en fin de mois.

Du côté de la réception, les livraisons fournisseurs sont réconciliées à l'arrivée et ajustent le stock directement, de sorte que les mêmes chiffres ne sont plus retranscrits à la main des factures vers un chiffrier. Les deux sites fonctionnent sur une seule plateforme avec les transferts suivis entre eux, ce qui permet enfin de réconcilier la boutique et le studio l'un contre l'autre. Un tableau de bord unique affiche l'état du stock et la variance par site d'un coup d'oeil. L'extraction derrière l'étape de réception est pilotée par l'IA avec un mécanisme de repli déterministe, de sorte qu'un bon de livraison difficile à lire produit quand même une ligne utilisable au lieu d'échouer.

Les pertes ont cessé d'être une surprise mensuelle. La variance est visible le jour où elle apparaît, par site et par catégorie, de sorte qu'une hausse sur un produit ou un emplacement est détectée pendant que la cause est encore récupérable. L'erreur d'un à deux pour cent qui vivait jusqu'alors sans examen dans le décompte mensuel est maintenant quelque chose sur lequel l'équipe peut agir concrètement.

La saisie manuelle d'inventaire qui consommait environ quinze heures par mois est largement disparue, absorbée dans la réception et le point de vente plutôt que dans un décompte séparé à la main. La même équipe gère les deux sites sans ajouter de commis à l'inventaire, et pour la première fois la boutique et le studio lisent le même ensemble de chiffres.