Un cabinet d'administration de régimes de retraite qui saisissait les mêmes données clients dans deux systèmes
Connexion des deux systèmes spécialisés que le cabinet utilisait déjà, celui qui produit les évaluations et celui qui prépare les dépôts réglementaires, afin que les données d'un client soient saisies une seule fois et transmises aux deux, et regroupement de tous les mandats sur une seule plateforme qui indique d'un coup d'oeil ce qui manque avant qu'un dossier ne stalle.
Le cabinet utilisait deux outils spécialisés qui ne se parlaient pas vraiment. L'un produisait les évaluations actuarielles, l'autre préparait les dépôts réglementaires. Un transfert entre les deux existait et fonctionnait à peu près, mais plusieurs sections devaient encore être resaisies à la main, les mêmes chiffres clients tapés une deuxième fois dans un deuxième système. Sur chaque dossier, quelqu'un ressaisissait des données qui existaient déjà à trois pieds de là.
La douleur se concentrait pendant la saison de renouvellement et de dépôt. C'est à ce moment que les appels clients s'accumulent, que les dossiers arrivent incomplets et que l'équipe court après une ligne de recensement manquante ou une signature tardive pendant que la date limite se rapproche. Personne ne pouvait voir, en un seul endroit, quels dossiers étaient prêts et lesquels attendaient quelque chose. Et les associés savaient que l'automatisation pouvait aider, mais pas par où commencer: ce qui était automatisable, ce qui ne l'était pas, et quelle devrait être la première étape.
Nous n'avons pas retiré les outils sur lesquels le cabinet s'appuie. Nous sommes partis de l'endroit où le temps fuyait vraiment: la deuxième saisie. Les deux systèmes sont maintenant connectés pour qu'une donnée client soit entrée une fois et atterrisse dans les deux, avec les sections que le transfert existant laissait manuelles maintenant gérées automatiquement et validées, sans jamais être silencieusement perdues.
Autour de cela se trouve une seule plateforme comme source de vérité unique. Tous les clients et tous les mandats au même endroit, une prise en charge structurée pour que la même donnée soit capturée une fois au bon endroit, et un tableau de bord qui montre quels dossiers sont complets et lesquels attendent encore un document ou une signature. Le travail d'une personne, c'est maintenant le jugement, réviser et approuver, pas ressaisir des chiffres et chercher ce qui manque.
La deuxième saisie a disparu. Les données entrées pour l'évaluation passent maintenant dans le système de dépôt sans que personne les tape deux fois, et les sections manuelles qui passaient autrefois entre les mailles sont maintenant interceptées et validées. Cela seul restitue environ six heures sur chaque dossier de mandat, des heures qui disparaissaient autrefois en ressaisie pendant les semaines les plus chargées de l'année.
La saison de renouvellement a aussi cessé d'être une course pour savoir ce qu'attendait chaque dossier. Il y a maintenant un seul tableau de bord, l'état de chaque mandat est visible d'un coup d'oeil, et l'équipe repère un dossier incomplet tôt plutôt que trois jours avant la date limite. Le même groupe gère la saison sans ajouter d'aide temporaire.
“On savait qu'une partie de ça pouvait tourner tout seul, on ne savait juste pas par où commencer ni ce qui était vraiment automatisable. La vraie réponse, c'était la partie ennuyante: on tapait les mêmes chiffres clients dans deux systèmes, sur chaque dossier sans exception.”
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