Un back-office de gestion immobilière qui ressaisissait à la main tous les documents de chaque propriétaire

La firme gère un large portefeuille de propriétés, et chaque propriétaire envoie ses documents à sa façon: certains transmettent un scan par courriel, d'autres déposent des fichiers dans un portail, quelques-uns remettent encore du papier. Relevés, factures, modifications de bail, comptes de fournisseurs, tout arrive sous une forme différente, et le back-office lit chaque document, détermine à quelle propriété il appartient, puis saisit les données manuellement dans les systèmes. Le volume, pas la complexité, était le problème: les mêmes chiffres se retrouvaient saisis plus d'une fois, à plus d'un endroit.

Les outils aggravaient la situation. Le nouveau travail était consigné dans un système, puis les mêmes informations sur le client et la propriété étaient ressaisies dans un second système servant de base de données de dossiers. Les tentatives d'automatisation antérieures avaient buté sur des scripts à usage unique, une étape d'OCR ici, une exportation CSV là, rien de connecté, si bien que l'équipe avait atteint les limites de ce qu'elle pouvait assembler elle-même.

Nous avons commencé par la base que l'équipe demandait: une plateforme regroupant chaque propriété et chaque propriétaire dans un dossier client unique, pour que le même fait soit saisi une seule fois, au bon endroit, et que tout le monde consulte le même dossier. Saisie structurée, parties liées à chaque dossier, accès selon les rôles, et un tableau de bord affichant le statut de chaque dossier d'un coup d'oeil.

Par-dessus vient l'étape documentaire. Un relevé, une facture ou un compte de fournisseur entrant est lu quel que soit son format, classifié et versé dans le bon dossier de propriété avec ses champs clés extraits, de sorte que le back-office valide et confirme plutôt que de ressaisir. Un passage de réconciliation compare ensuite ce qui a été ingéré avec ce qui figure au dossier et fait remonter les écarts et les doublons probables pour qu'une personne les juge. L'extraction est pilotée par l'IA avec un mécanisme déterministe en repli, de sorte qu'un scan de mauvaise qualité produit tout de même un brouillon utilisable sans jamais simplement échouer. Les données financières sensibles restent à l'intérieur du périmètre de confidentialité de la firme.

La double saisie est éliminée. Un document arrive, est lu et classé automatiquement dans le bon dossier de propriété, et le back-office consacre son temps à confirmer et à traiter les exceptions plutôt qu'à retaper des chiffres d'un système à l'autre. Cela a redonné environ deux jours par semaine à l'équipe, sans embauche supplémentaire.

Les dossiers ont aussi cessé de diverger. Il y a maintenant un dossier client par propriété, le statut de chaque dossier est visible en un seul écran, et le passage de réconciliation capture les écarts et les doublons qui remontaient autrefois en retard, ou pas du tout. Les nouveaux employés s'y retrouvent en quelques jours plutôt qu'en quelques semaines.