Une firme d'évaluation de bâtiments où l'étape la plus longue était de retranscrire une journée de dictée

Un inspecteur parcourt un grand immeuble et dicte composante par composante: sections de toiture, unités mécaniques, enveloppe, chacune avec les quantités, l'état et une estimation de vie résiduelle. L'audio est transcrit, puis quelqu'un retranscrit le tout à la main dans un tableau chiffré. Ce formatage, pas l'inspection, était l'étape la plus longue du dossier. Un rapport d'évaluation complet pouvait prendre deux mois à boucler, et presque tout ce temps était une personne qui transformait la dictée en lignes de tableau.

Par ailleurs, les dossiers de la firme étaient éparpillés dans une pile de chiffriers: des fichiers séparés pour les notes de terrain, les composantes de bâtiment, le suivi des coûts et les informations clients, plus un lecteur partagé. À mesure que la firme grandissait, retrouver la version à jour de quoi que ce soit, savoir qui travaillait sur quel dossier et rendre un nouveau venu productif devenaient de plus en plus difficiles. Un outil de gestion de projets générique avait été essayé, mais il était trop éloigné de la façon dont une firme d'évaluation fonctionne concrètement pour valoir la peine d'être gardé.

Nous avons commencé par la base que l'équipe réclamait: une plateforme unique comme source de vérité. Chaque client et chaque dossier d'évaluation au même endroit, une saisie structurée pour que les mêmes données ne soient entrées qu'une seule fois au bon endroit, les parties sur chaque dossier, des accès par rôle, des notes tenues par rôle pour l'inspecteur, l'estimateur et le technicien, et un tableau de bord qui affiche l'état de chaque dossier d'un coup d'oeil.

Par-dessus cela vient la pièce maîtresse: l'outil de dictée vers inventaire. On dépose la transcription de la visite, on clique sur structurer, et le tableau de composantes chiffré apparaît: quantité, description, coût unitaire, références et notes, regroupés par zone, chaque cellule modifiable, et exportable en chiffrier en quelques secondes. L'extraction est pilotée par l'IA avec un mécanisme de repli déterministe derrière elle, de sorte qu'elle produit un tableau utilisable même quand l'audio est imparfait et ne tombe jamais simplement en panne.

L'étape d'itemisation qui prenait environ deux mois prend maintenant environ trois semaines, soit une réduction d'environ soixante pour cent sur la partie de chaque rapport qui consommait le plus d'heures. La même équipe livre plus d'évaluations sans ajouter de personnel, et le travail qui reste à la personne, c'est le jugement: valider et ajuster le tableau, pas le retranscrire.

La firme a aussi arrêté de fouiller dans cinq chiffriers pour trouver le bon chiffre. Il n'y a plus qu'une seule source maintenant, l'état de chaque dossier est visible en une seule vue, et un nouveau venu peut s'y retrouver en quelques jours plutôt qu'en quelques semaines.