Un courtier en équipement industriel qui gérait chaque mandat à partir de fichiers éparpillés, une chasse aux documents à la fois

La firme gère en même temps une poignée de mandats de vente à haute valeur, répartis sur l'ensemble de la région. Chacun suit le même schéma : trouver un acheteur pour l'équipement d'un vendeur, puis recueillir les documents, relancer pour les signatures et accompagner la transaction du premier contact jusqu'à la clôture. Les transactions sont importantes et peu nombreuses. La coordination qui les entoure est constante et répétitive.

Cette coordination ne vivait nulle part en particulier. Chaque mandat était un dossier de feuilles de calcul, une chaîne de courriels et une série de suivis que quelqu'un gardait en tête. Le propriétaire avait délaissé les activités à fort volume de la firme pour diriger une équipe plus légère, mais la charge administrative n'avait pas diminué avec l'équipe. Les tâches répétitives, la collecte des documents, les relances de statut, la mise à jour de chaque dossier, étaient difficiles à déléguer et impossibles à facturer, alors elles retombaient sur les quelques personnes qui géraient déjà les mandats.

Nous avons commencé là où le problème se posait : il n'existait aucun endroit qui regroupait un mandat du début à la fin. Nous avons donc construit une plateforme unique comme source de vérité. Chaque mandat est un dossier avec une saisie structurée, de sorte que les mêmes informations ne sont entrées qu'une seule fois, au bon endroit. Chaque contrepartie, chaque document requis et chaque étape figurent sur ce dossier, avec des accès par rôle pour la petite équipe.

Par-dessus, nous avons ajouté la couche de coordination que la firme assurait manuellement. La plateforme suit les documents encore en attente pour chaque transaction et fait remonter les relances à effectuer, de sorte que rien ne dépend de la mémoire de quelqu'un. Un tableau de bord affiche l'état de chaque mandat actif en une seule vue : ce qui est en prospection, ce qui est en collecte de documents, ce qui est près de la signature. Le jugement reste entre les mains de l'équipe. Les relances et la comptabilité de qui-doit-quoi quittent leurs bureaux.

La coordination répétitive qui était autrefois éparpillée dans des dossiers et gardée en tête réside maintenant sur le dossier. Chaque mandat exige environ six heures de moins de suivi administratif, et les transactions avancent parce que le système fait remonter le prochain élément en suspens au lieu d'attendre que quelqu'un le remarque.

La firme a aussi cessé de reconstituer l'état d'une transaction à partir d'un dossier de feuilles de calcul et d'une chaîne de courriels. Il y a maintenant un seul endroit où l'état de chaque mandat est visible, la petite équipe peut gérer la même charge sans ajouter de personnel administratif, et une transaction ne bloque plus parce qu'une demande de document a glissé dans l'oubli.