Un cabinet de dépôt en propriété intellectuelle où la préparation des documents prenait plus de temps que le dépôt lui-même

Un client envoie un dossier de divulgations : descriptions d'invention, références d'art antérieur, dessins, documents de cession, le tout dans le format qu'il avait sous la main. Avant que quiconque puisse faire le travail spécialisé, un préparateur doit ouvrir chaque fichier, déterminer ce que c'est, le renommer selon la convention du cabinet, le regrouper et construire un index pour que le dossier soit réellement utilisable. Cette étape de tri et d'assemblage prenait régulièrement plus de temps que la saisie du dossier dans le logiciel de dépôt lui-même, et elle n'ajoutait rien qu'un client aurait jamais pu voir.

Le cabinet dépose dans deux juridictions, et les formulaires et les règles diffèrent entre elles, de sorte que les mêmes renseignements devaient souvent être saisis deux fois dans des systèmes différents. Pendant la saison des échéances de dépôt, l'équipe était ensevelie sous les documents entrants et courait après les pièces manquantes à la main, et aucun produit sur le marché ne convenait vraiment, parce que les outils disponibles sont conçus pour un pays ou l'autre et ne gèrent pas les dépôts transfrontaliers correctement.

Nous avons bâti sur la plateforme que le cabinet était déjà en train de standardiser, plutôt que de la remplacer, de sorte que la solution s'est intégrée à la gestion documentaire et à l'automatisation sur lesquelles ils s'appuyaient déjà. La couche sur mesure prend le dossier brut qu'un client envoie et effectue le travail qu'un préparateur faisait à la main : elle classe chaque document par type, le renomme selon la convention du cabinet, regroupe les pièces et produit un dossier structuré avec un index généré, chaque entrée étant modifiable avant que quoi que ce soit ne soit finalisé.

Ensuite, elle transmet les données nettoyées et catégorisées au logiciel de dépôt via son API, de sorte qu'un renseignement saisi une fois se retrouve au bon champ au lieu d'être retapé dans un second système. La classification est pilotée par l'IA avec une logique déterministe en repli, de sorte qu'un dossier bruyant ou inhabituel produit quand même un dossier utilisable et ne bloque jamais. Nous avons commencé étroit, sur environ quatre-vingts pour cent des dossiers qui se ressemblent, et avons laissé les cas véritablement inhabituels à une personne.

L'étape de préparation qui mangeait autrefois plus de temps que le dépôt s'exécute maintenant en arrière-plan. Les documents arrivent, sont triés, nommés et assemblés automatiquement dans un dossier indexé, et un préparateur révise et ajuste plutôt que de construire le dossier à partir de rien. Cela a éliminé environ quarante minutes de traitement non facturable d'un dossier type, et sur toute la saison, c'est la différence entre un arriéré et une équipe qui garde le rythme.

La double saisie entre les deux juridictions est supprimée pour le parcours standard : les données saisies une fois se rendent au logiciel de dépôt par elles-mêmes. Le travail qui reste aux personnes, c'est le jugement, vérifier le dossier et traiter le fichier atypique, pas retaper et renommer. Pendant la période de pointe des échéances, le même personnel traite plus de dossiers sans le travail de nuit sur les documents qui définissait autrefois la saison.