Une entreprise de service terrain qui gérait des milliers de pièces et des dizaines de chantiers de mémoire et par texto

L'entreprise stocke environ quatre mille pièces et gère plus de quinze chantiers à la fois, et presque rien de tout cela ne vivait dans un système. L'inventaire était suivi comme des entrées et des sorties de commandes, sans emplacement pour aucune pièce et sans niveau de stock réel sur lequel on pouvait se fier. Un technicien qui avait besoin d'un raccord parcourait les étagères ou appelait quelqu'un qui connaissait peut-être la réponse. L'outil comptable que le bureau utilisait déjà n'avait pas de module d'inventaire adapté au fonctionnement réel de l'entrepôt, alors l'entrepôt tournait pratiquement de mémoire.

Le bureau administratif représentait l'autre moitié du problème. Les appels entraient, les chantiers étaient répartis, et le registre de tout cela vivait dans le téléphone du propriétaire, dans des textos et sur des notes papier. La planification changeait constamment avec les appels urgents, les soumissions restaient à moitié terminées, et les factures partaient en retard, ce qui ralentissait les rentrées d'argent. Au fur et à mesure que l'entreprise dépassait le point où quelques personnes clés pouvaient tout retenir, les appels manqués et les pièces manquantes commençaient à se transformer en chantiers perdus.

Nous avons commencé là où l'équipe ressentait le plus de douleur : l'entrepôt et le tableau. Nous avons mis les quatre mille pièces dans un seul inventaire avec des emplacements de rangement et des comptages de stock en temps réel, pour que n'importe qui puisse voir ce qui est disponible et exactement où ça se trouve avant qu'un camion parte. La même plateforme regroupe chaque client et chaque chantier actif en un seul endroit, avec un tableau de répartition qui montre quels chantiers sont ouverts et qui est assigné à chacun.

Les soumissions, les factures et les suivis sont rattachés au même dossier, pour qu'un chantier passe de l'appel à la répartition jusqu'à la facturation sans que les détails soient resaisis ou perdus dans un téléphone. La saisie est structurée, de sorte que la même information est entrée une seule fois au bon endroit, et une vue de statut montre où se trouve chaque chantier et chaque soumission. Nous avons gardé la conception proche du fonctionnement déjà en place dans l'entreprise plutôt que de l'imposer sur un outil générique, ce qui était ce qui avait échoué avant.

L'entrepôt a arrêté de deviner. Les niveaux de stock sont en temps réel, les pièces ont des emplacements, et un technicien sait si une pièce est sur l'étagère avant que le camion parte, ce qui a réduit les voyages inutiles pour quelque chose qui n'était jamais vraiment en stock. Le bureau a récupéré environ douze heures par semaine qui servaient auparavant à chercher des pièces, à reconstruire la planification et à reconstituer ce qui avait été promis sur un chantier.

Le registre éparpillé s'est condensé en un seul endroit. Les appels, les chantiers, les pièces, les soumissions et les factures se trouvent maintenant sur une seule plateforme plutôt que répartis entre un téléphone, un bloc-notes papier et un outil comptable, et les factures partent à temps plutôt que des jours plus tard. La même équipe gère le même mur de chantiers avec beaucoup moins de désorganisation quotidienne, et une nouvelle recrue peut comprendre comment le travail s'écoule en quelques jours plutôt qu'en quelques semaines.