Une agence littéraire où lire une soumission et la rédiger en fiche prenait deux journées séparées

Un agent lit un long document du début à la fin : un manuscrit, un contrat de droits, une offre, un accord de co-agence. La lecture, c'est le travail, et personne ne veut la bâcler. Mais une fois la lecture terminée, quelqu'un doit quand même s'asseoir et retranscrire l'ensemble dans une fiche de synthèse : les grandes lignes, les conditions, les titres comparables, les questions en suspens, la recommandation. C'est cette rédaction, et non la lecture, qui débordait sur une deuxième journée.

Pendant ce temps, chaque agent travaillait dans sa propre cour. Chacun gardait ses auteurs, ses soumissions, ses conditions d'entente dans ses propres fichiers, et les dossiers de l'agence s'étiraient sur une pile de chiffriers et un lecteur partagé. À mesure que le catalogue grossissait, retrouver la version courante d'une entente, savoir qui était sur quelle soumission et mettre un nouveau coordonnateur à jour devenaient de plus en plus lents. En prime, l'équipe estimait qu'une bonne part de la boîte de courriel était remplie de messages qui n'auraient jamais dû être envoyés, des fils de discussion qui couraient après un statut qui existait déjà quelque part, mais que personne ne pouvait voir.

Nous avons commencé par la fondation autour de laquelle l'équipe revenait sans cesse : une seule plateforme comme source unique de vérité. Chaque auteur et chaque soumission au même endroit, une saisie structurée pour que les mêmes détails soient entrés une seule fois au bon endroit, les personnes rattachées à chaque dossier, un accès par rôle, des notes tenues par rôle pour l'agent, le coordonnateur et le gestionnaire des droits, et un tableau de bord affichant le statut de chaque soumission et de chaque entente d'un seul coup d'oeil.

Par-dessus vient la pièce maîtresse : l'outil de lecture-vers-synthèse. On y dépose la lecture transcrite ou le document lui-même, on clique sur Structurer, et la fiche de synthèse apparaît : grandes lignes, conditions, titres comparables, questions en suspens, recommandation. Chaque champ est modifiable, regroupé comme un agent pense vraiment, et exportable en quelques secondes. L'extraction est pilotée par intelligence artificielle, avec un mécanisme de repli basé sur des règles simples derrière elle, de sorte qu'elle produit une fiche utilisable même quand la source est brouillonne et ne plante jamais purement. Parce que le statut de chaque dossier vit maintenant dans une seule vue, les courriels réflexes de vérification de statut ont pour la plupart cessé d'eux-mêmes.

La rédaction qui débordait autrefois sur une deuxième journée se rédige maintenant en quelques minutes et se peaufine en peu de temps. Les agents lisent le même volume de soumissions, mais la part de travail qu'une personne consacre à transformer une lecture terminée en fiche propre a diminué d'environ quatre-vingts pour cent, et ce qui reste pour une personne, c'est le jugement : décider et ajuster, pas retranscrire.

L'agence a aussi arrêté de fouiller dans une pile de chiffriers pour retrouver les conditions en vigueur. Il y a une seule source maintenant, le statut de chaque soumission et de chaque entente est visible dans une seule vue, et un nouveau coordonnateur s'y retrouve en quelques jours plutôt qu'en quelques semaines. Le bruit dans les courriels a diminué avec ça, parce que la plupart de ces fils n'existaient que pour poser une question à laquelle le tableau de bord répond maintenant.