Une fédération sportive où une seule personne passait sa semaine à copier des chiffres d'un système à l'autre

La fédération fonctionnait avec des outils qui ne communiquaient pas entre eux. Les inscriptions des membres arrivaient par une plateforme, les factures partaient par courriel via une autre, les paiements transitaient par un processeur de paiement, et le grand livre comptable était à part de tout cela. Rien n'était connecté, alors une personne comblait les écarts à la main. Une employée à temps plein passait ses journées à exporter d'un outil, à reformater les colonnes, puis à coller dans le suivant, en plus d'assumer elle-même la fonction finances et budget.

La fédération gère environ cinq à six millions de dollars par année, dont une bonne part provient de subventions dont les montants changent en cours d'année. Chaque fois qu'un montant de subvention était modifié, le budget prévisionnel devait être reconstruit à la main, ce qui revenait à repartir à zéro. Les données étaient sensibles, notamment les salaires, et l'équipe n'avait aucune vue fiable sur quelle version de quel chiffrier était à jour. L'organisation migrait également vers un nouveau système comptable et souhaitait qu'il devienne enfin la source de vérité financière plutôt qu'une île de plus.

Nous n'avons pas tenté de forcer les outils existants à s'intégrer les uns aux autres. Nous avons plutôt construit une couche de données indépendante qui se trouve en dessous d'eux et n'est liée à aucun produit en particulier. Les inscriptions, la facturation et les données de paiement y affluent automatiquement, le système comptable y est branché comme grand livre de référence, et les données sont centralisées une fois pour toutes afin de ne plus jamais avoir à être copiées d'une plateforme à l'autre.

Le système comptable est devenu la source de vérité unique pour les écritures et les lectures financières. Par-dessus les données propres, le budget prévisionnel se met à jour automatiquement lorsqu'un montant de subvention change, plutôt que de forcer une reconstruction complète, et la fermeture de fin de mois s'appuie sur un ensemble de chiffres cohérent. Comme les données résident dans leur propre couche plutôt qu'être enfermées dans un fournisseur, la fédération peut remplacer n'importe quel outil sans perdre son historique, et les accès sont gérés par rôle avec des permissions strictes sur les données sensibles comme la paie.

Le poste à temps plein qui était entièrement consommé par les exports, les reformatages et les collages ne l'est plus. Cette personne travaille maintenant sur la fonction finances et budget elle-même plutôt que de déplacer des données d'un système à l'autre, et la consolidation manuelle qui occupait toute la semaine est terminée. La fermeture de fin de mois est construite à partir d'un seul ensemble de chiffres propres plutôt que réconciliée à travers des exports.

Le budget prévisionnel ne repart plus de zéro chaque fois qu'un montant de subvention change, il s'ajuste. Il n'existe qu'une seule version à jour du portrait financier, les données sensibles sont protégées par des accès basés sur les rôles, et la fédération n'est plus liée à aucun outil en particulier, puisque les données vivent dans une couche qu'elle contrôle.