Un cabinet de consultation environnementale où assembler un dossier de site prenait plus de temps que de l'analyser

Pendant la saison achalandée d'évaluation, les clients déposent tout d'un coup sur un portail sécurisé: 20, 30, parfois 40 ou 50 documents distincts par dossier. Résultats de laboratoire, journaux de puits, rapports antérieurs, permis, photos, lettres réglementaires. Avant même de commencer l'analyse, quelqu'un doit récupérer tous ces documents, déterminer ce que chacun contient, le classer dans la bonne catégorie, le mettre en ordre chronologique et fusionner le tout en un seul dossier assemblé.

Sur un dossier chargé, ce tri et cette fusion prenaient environ une heure à une heure et demie. Pas l'analyse, juste l'assemblage. Un dossier simple avec deux documents, c'était rien, mais un dossier de cent pages et plus réparties sur des dizaines de pièces jointes, c'était une heure de travail d'une personne senior à réordonner et à assembler des PDF à la main. Répété sur plus de mille dossiers par saison, c'était un bloc important de temps qualifié consacré au classement. Le cabinet l'appelait exactement pour ce que c'était: un travail lourd, lent et peu utile.

Nous avons bâti un outil d'entrée qui fait l'assemblage que le personnel effectuait à la main. Quand les documents d'un client arrivent, l'outil lit chacun d'eux, reconnaît le type, les trie selon l'ordre de catégories défini par le cabinet, les séquence par date et produit un dossier assemblé prêt pour la révision. Le réviseur ouvre un fichier complet et le vérifie au lieu de le construire.

La reconnaissance est pilotée par l'IA avec une solution de repli déterministe derrière elle, de sorte qu'elle produit toujours un dossier utilisable et ordonné même si un scan est imparfait ou que le type de document est inhabituel, sans jamais retourner un résultat vide. L'outil fonctionne avec tout ce que le client a téléversé, peu importe comment le fichier a été produit, parce que la majorité de ce qui arrive n'est que du papier numérisé sans structure propre sur laquelle s'appuyer.

L'étape d'assemblage qui prenait environ une heure et demie sur un dossier complexe prend maintenant quelques minutes, soit environ 90 pour cent de moins sur la partie de chaque dossier qui consommait le plus de temps. Ce qui reste pour une personne, c'est le jugement: confirmer que l'outil a bien interprété les documents et ajuster l'ordre là où ça compte, pas réordonner les pièces jointes une par une.

Sur une saison de plus de mille dossiers, ça a transformé un bloc récurrent de temps senior consacré au classement en capacité pour le travail d'évaluation lui-même. La même équipe traite plus de dossiers sans ajouter de personnel, et l'étape la plus longue et la moins valorisante de l'entrée en dossier n'est plus faite à la main.