Un salon funéraire familial avec trente ans de dossiers coincés dans un système qu'il était en train de quitter

Un petit salon funéraire familial, trois personnes qui se partagent le bureau, le travail technique et la gestion, avait trente ans de dossiers sur un serveur interne, dans un système de gestion administratif vieillissant que la profession abandonnait tranquillement. Une partie de ces données devait être conservée pendant des années pour des raisons légales. Ils voulaient migrer vers une plateforme plus récente, mais la seule voie évidente était de tout ressaisir à la main: des décennies de dossiers familiaux, de contrats et d'historiques de comptes, un enregistrement à la fois. Pour un bureau de trois personnes, ce n'était pas quelques semaines de travail. C'était des mois que personne ne pouvait prendre sans tout arrêter.

Sous la migration se cachait un problème plus discret. Aucune plateforme unique ne correspondait à la façon dont la profession fonctionne réellement, alors l'entreprise avait réparti son travail entre plusieurs outils et un serveur rempli d'archives. Retrouver la version à jour d'un fichier, savoir ce qui avait déjà été fait sur un compte et conserver l'historique légalement obligatoire intact devenaient de plus en plus difficiles au fil des années.

Nous avons commencé là où se trouvait la crainte: les données. Plutôt que de ressaisir trente ans de dossiers, nous avons développé un agent d'extraction qui lisait directement l'ancien système et en tirait automatiquement chaque enregistrement client, cas et compte, structuré en lignes propres que la nouvelle plateforme pouvait accepter. L'extraction est pilotée par l'IA avec un mécanisme de repli déterministe, de sorte que les anciennes entrées imprécises ou incohérentes produisaient quand même un enregistrement utilisable au lieu d'échouer ou d'être abandonnées silencieusement.

Cet historique structuré a atterri dans une plateforme consolidée construite autour de la façon dont l'entreprise fonctionne réellement: une source de vérité unique contenant chaque client et chaque dossier, une saisie structurée pour que le même détail ne soit entré qu'une fois au bon endroit, un accès basé sur les rôles pour la petite équipe partagée, des notes classées par rôle, et un aperçu de tous les dossiers ouverts d'un coup d'oeil. Les dossiers que l'entreprise est légalement tenue de conserver sont arrivés intacts et sont restés consultables au lieu d'être figés sur un serveur que personne ne voulait toucher.

La migration qui aurait signifié des mois de ressaisie manuelle s'est faite en quelques semaines, sans qu'aucun dossier des trente dernières années n'ait été retapé à la main. L'ensemble de l'historique a été transféré en un seul passage, structuré et consultable, et les dossiers légalement obligatoires l'ont accompagné sans interruption.

L'entreprise a aussi cessé de travailler avec plusieurs outils et un répertoire partagé. Il y a maintenant une seule source, le statut de chaque dossier est visible au même endroit, et la petite équipe peut retrouver n'importe quel enregistrement sans se souvenir dans quel système il se trouvait en dernier. Le travail qui reste à faire pour une personne, c'est de vérifier et d'évaluer le dossier, pas de le recopier.